Grootboekrekeningen vormen verzamelingen van uitgaven of inkomsten binnen de boekhouding. Ze werken net als verschillende kaarten in een kaartenbak. Op iedere rekening staan gelijksoortige inkomsten of uitgaven, om daarvan het overzicht te houden.
Een grootboekrekening bestaat uit een overzicht en een schema. Het overzicht bestaat uit een combinatie van de winst- en verliesrekening en balansrekening. Bij het schema gaat het vooral om het uitwisselen van data waarbij de codering een belangrijke rol speelt.
Dit deel van de boekhouding bevat zowel omzetrekeningen als kostenrekeningen. Het gaat bijvoorbeeld om:
Voor de balans gaat het om activa-rekeningen (voor bezittingen) en passiva-rekeningen (voor schulden). Het gaat bijvoorbeeld om:
Er geldt in Nederland geen gestandaardiseerd schema voor grootboekrekeningen. Dat betekent dat u helemaal vrij bent om de codering zelf te kiezen. Wel is het gebruikelijk om een aantal standaard begincijfers te gebruiken voor de codering.
Het gaat bijvoorbeeld om een 0 voor vaste activa, eigen vermogen, voorzieningen en langlopende schulden. De 1 is gebruikelijk voor bijvoorbeeld liquide middelen, de 2 voor tussenrekeningen, de 3 voor voorraden en de 4 voor kosten. Binnen het MKB zijn de 7 gebruikelijk voor de inkoopwaarde van de omzet en de 8 voor de omzet. De 9 gebruikt u voor privémutaties.
De codering binnen het schema voor grootboekrekeningen is vooral belangrijk bij het uitwisselen van data. Dat geldt bijvoorbeeld voor een samenwerking met een boekhouder of accountant. Of bij het wisselen van boekhoudprogramma, waarbij het belangrijk is om alle gegevens op de juiste manier over te nemen. Houd in dat geval goed rekening met de coderingen voor grootboekrekeningen, om fouten te voorkomen.
Soms maakt een voorbeeld meer duidelijk dan de beste uitleg daarover. Grootboekrekeningen schrikken sommige ondernemers af. De boekhouding kan best lastig zijn. Een grootboekrekening voor bijvoorbeeld de omzet is dan een abstract begrip.
Daarom werken we een voorbeeld uit. Het gaat om een grootboekrekening voor de omzet. De rekening bevat journaalposten. Dat zijn afzonderlijke boekingen, in dit geval binnen het verkoopboek (want voor de rekening 'Omzet - Verkoop').
De grootboekrekening bevat alle boekingen op het gebied van omzet. Het gaat in het onderstaande voorbeeld om drie keer geleverde diensten, voor de genoemde bedragen.
Als u op 1 januari, 3 januari en 5 januari drie keer diensten levert aan drie verschillende klanten maakt u daarvoor drie journaalregels in op de grootboekrekening Omzet aan.
Het gaat om journaalregels in het verkoopboek. U beschrijft aan welke klant u levert en welke diensten u levert. U vult de bedragen voor de geleverde diensten in als 'Credit' op deze grootboekrekening, het bedrag bij 'Debet' blijft leeg. Vermeld verder de btw-code die u gebruikt en de boekdatum.
U kunt direct inloggen en ons boekhoudpakket aanvragen.
U heeft een zakelijke rekening bij ABN AMRO nodig om ons boekhoudpakket aan te vragen. Vraag direct een zakelijke rekening aan en voeg Boekhouden van ABN AMRO tijdens de aanvraag eenvoudig toe aan uw pakket.
