Een factuur moet minimaal voldoen aan de factuureisen die de Belastingdienst stelt. Het gaat om alle gegevens die belangrijk zijn voor de (btw) administratie.
Een factuur moet voldoen aan minimaal 10 factuureisen die de Belastingdienst stelt. De onderstaande eisen beschrijven wat er op de factuur moet staan.
Op een factuur moeten in ieder geval twee (bedrijfs)namen staan, namelijk die van de leverende en die van de ontvangende partij. Het gaat om de juridische naam (van het bedrijf).
Het is toegestaan om een handelsnaam te vermelden, als die bij de Kamer van Koophandel is geregistreerd op het adres van het bedrijf. Voor fiscale eenheden gebruikt u de naam van het onderdeel dat de genoemde diensten en/of goederen op de factuur levert.
Aanvullend bij de bedrijfsnamen moeten op de factuur twee volledige adressen staan. Het gaat opnieuw om het adres van het leverende en het adres van de ontvangende partij. Vermeld het adres waar het bedrijf z'n vestiging heeft.
Een postbusnummer is niet voldoende. Dat geldt zowel voor de leverende als de ontvangende partij.
Noem op de factuur het btw-identificatienummer en het Kamer van Koophandel-nummer.
Sinds 1 januari 2020 hebben eenmanszaken een identificatienummer dat niet langer gelijk is aan het omzetbelastingnummer (btw-nummer). Op de factuur staat het btw-identificatienummer (en niet het btw-nummer), omdat het btw-nummer voor eenmanszaken is afgeleid van het BSN-nummer en dus privacygevoelige informatie bevat.
Vermeld de datum waarop u de factuur verstuurt.
Het gaat dus niet om de datum waarop u de factuur aanmaakt (als dit niet hetzelfde is als de datum van versturen).
Vermeld het factuurnummer.
Er gelden een paar regels voor factuurnummers. Gebruik een reeks van opeenvolgende nummers. Gebruik elk factuurnummer maximaal één keer.
De factuur moet vervolgens informatie bevatten over de geleverde goederen en/of diensten. Wat er op de factuur moet staan hangt af van wat u levert.
Beschrijf bijvoorbeeld dat u '100 kilo suiker' of '25 spijkerbroeken' levert. Of beschrijf de diensten, zoals '1 massage van 1 uur' of 'het ophogen van 50 m2 tuin met 30 centimeter grond'.
Gebruik een concrete beschrijving, die specifiek beschrijft waar het om gaat.
Vul de beschrijving aan met de datum waarop u de goederen en/of diensten leverde.
Gaat het om een vooruitbetaling? Noem dan de datum waarop de klant vooruitbetaalt en geef alvast aan wanneer de goederen en/of diensten geleverd gaan worden.
Bereken het bedrag voor de goederen en/of diensten, exclusief btw.
Rekent u voor de goederen en/of diensten een eenheidsprijs? Geef ook die aan op de factuur, om het makkelijker te maken het totaalbedrag te controleren of opnieuw te berekenen.
Gelden er verschillende btw-tarieven voor verschillende goederen en/of diensten op de factuur? Vermeld de factuurbedragen exclusief btw alvast los van elkaar.
Voeg daar het btw-tarief aan toe. Gebruik 0%, 9% of 21%, afhankelijk van de goederen en/of diensten die op de factuur staan.
Bekijk bij de Belastingdienst welk btw-tarief geldt voor dat wat u op de factuur zet.
Bereken met het btw-tarief het bedrag aan btw over het factuurbedrag exclusief btw. Noem de btw apart per btw-tarief, om die uiteindelijk makkelijk op te tellen tot het totale bedrag aan btw.
Voor de btw-administratie moeten de volgende gegevens op de factuur staan:
Er geldt een vrijstelling van btw voor goederen en/of diensten zoals beleggingsgoud, gezondheidszorg en bijvoorbeeld onderwijs. De Belastingdienst toont de volledige lijst.
In sommige situaties bent u als ondernemer vrijgesteld van btw. Dit geldt bijvoorbeeld voor ondernemers die gebruik maken van de kleineondernemersregeling (KOR).
Over de leveringen en diensten aan het buitenland berekent u standaard geen btw. Er is bij de Belastingdienst een online tool beschikbaar om in uw situatie te bepalen wat dit betekent.
Voor bedrijven die zakendoen met buitenlandse afnemers, voor detailhandelaren en bijvoorbeeld factuurbedragen tot 100 euro gelden aangepaste regels. De Belastingdienst toont een overzicht en legt per situatie uit welke aangepaste regels van toepassing zijn.
De bovenstaande factuureisen beschrijven precies wat er minimaal op de factuur moet staan. Daarnaast is het belangrijk om bijvoorbeeld betaalinformatie te vermelden.
Houd de factuur zo overzichtelijk mogelijk, om ontvangers precies aan te geven wat er belangrijk is. Het gaat in ieder geval om de volgende praktische gegevens:
Beschrijf onder deze gegevens bijvoorbeeld nogmaals het te betalen bedrag, binnen welke termijn een ontvanger moet betalen, om welk rekeningnummer het gaat en wat het factuurnummer is. De beschrijving biedt de mogelijkheid om vriendelijk om de betaling te vragen.
Bekijk het factuur voorbeeld en zie in één oogopslag hoe alle informatie er overzichtelijk op staat. En bekijk bijvoorbeeld het factuurnummer voorbeeld, zodat u ook zelf zo'n reeks kunt starten om klanten te factureren.
Schrijf een begeleidende tekst bij de factuur om die op een nette wijze aan te bieden bij de ontvanger. Beschrijf kort dat u de factuur stuurt, voor het geleverde of voor wat u zal leveren.
Geef daarnaast aan dat u de factuur met zorg heeft opgesteld. En bied de mogelijkheid om contact op te nemen bij eventuele vragen of opmerkingen. Voeg de factuur bij als (PDF)bijlage, zodat de ontvanger die makkelijk in de administratie kan opnemen.
U kunt direct inloggen en ons boekhoudpakket aanvragen.
U heeft een zakelijke rekening bij ABN AMRO nodig om ons boekhoudpakket aan te vragen. Vraag direct een zakelijke rekening aan en voeg Boekhouden van ABN AMRO tijdens de aanvraag eenvoudig toe aan uw pakket.
